SharePoint Document Library: funzionalità e best practice

SharePoint Document Library: un’introduzione

Una SharePoint document library è un contenitore in SharePoint Online per archiviare, organizzare, versionare e collaborare sui file. A differenza di una condivisione di rete, una document library applica permessi a livello di colonna e di elemento, tiene traccia della cronologia delle versioni, supporta la co-authoring nelle app Office, abilita il filtraggio basato su metadati e si connette a Power Automate per i workflow di approvazione dei documenti.

SharePoint Document Library: funzionalità e tipologie

La libreria documenti di Microsoft SharePoint consente agli utenti di archiviare e condividere documenti in tutta l’organizzazione. Il sito SharePoint predefinito include già una libreria documenti, ma quando crei nuovi siti SharePoint, una libreria viene automaticamente creata per supportare la gestione dei documenti.

La libreria documenti di SharePoint è un gestore di file completo che visualizza tutti i tipi di documenti, inclusi fogli di calcolo, immagini, file audio, documenti di testo, ecc. Funziona come qualsiasi file manager a cui si è abituati, permettendo di aggiungere file, creare cartelle, scaricare file, spostare documenti e eliminare materiale non necessario.

Poiché non tutto il contenuto è destinato a essere condiviso con tutti, SharePoint prende molto seriamente la privacy dei documenti. Consente agli amministratori di creare gruppi di utenti per la gestione di accessi e permessi. Un gruppo è un insieme di utenti con livelli di autorizzazione limitati. Questi utenti possono eseguire solo azioni specifiche e visualizzare i file definiti dai permessi del gruppo.

Panoramica di una document library moderna in SharePointEcco alcune delle principali funzionalità della libreria documenti di SharePoint:

• Archiviazione centralizzata: pensala come un punto di raccolta unico per tutti i tuoi documenti. Niente più ricerca in cartelle su diversi computer: tutto è in un unico posto sicuro, facilitando il lavoro di squadra.‍
• Check-out/check-in dei documenti: ti è mai capitato di modificare accidentalmente lo stesso documento insieme a un collega? È frustrante, vero? Il check-out del documento evita che ciò accada, permettendo che solo una persona possa modificarlo alla volta, mantenendo tutto in ordine.‍
• Utilizzo di metadati: immagina di trovare esattamente il documento che ti serve in pochi secondi! I metadati ti permettono di categorizzare i documenti per autore, dipartimento o tipo. È come aggiungere etichette ai tuoi file, rendendo la ricerca molto più intelligente.‍
• Workflow di approvazione documenti: SharePoint semplifica i processi di approvazione dei documenti. Può inviare documenti per revisione e approvazione tramite flussi di lavoro automatizzati. È come avere un assistente che si assicura che tutto rispetti le regole prima del via libera finale.‍
• Security trimming: il security trimming limita l’accesso ai documenti in base alle autorizzazioni utente, garantendo la riservatezza dei dati. Inoltre, gli amministratori possono configurare le impostazioni di security trimming per applicare il controllo degli accessi.‍
• Information Rights Management (IRM): l’Information Rights Management ti permette di stabilire controlli aggiuntivi per i documenti super confidenziali. È come un lucchetto digitale: puoi limitare la copia, la stampa o la modifica del documento.‍
• Accessibilità mobile: proprio come sembra: accedere e gestire i tuoi file da qualsiasi luogo utilizzando l’app mobile di SharePoint. Molto utile per lavorare in mobilità.‍
• Sincronizzazione con OneDrive: stai lavorando a un progetto con qualcuno che non ha accesso a SharePoint? Nessun problema! La sincronizzazione con OneDrive ti consente di lavorare sui documenti offline e di mantenere tutto sincronizzato tra i dispositivi.‍
• Modifica e caricamento in blocco: la funzione di modifica e caricamento in blocco velocizza il processo di gestione di ampie librerie di documenti in SharePoint. Gli amministratori possono effettuare aggiornamenti di massa, modifiche ai metadati e caricamenti in modo efficiente utilizzando operazioni in blocco, risparmiando tempo e migliorando la produttività delle organizzazioni.‍ Ogni aggiornamento alla libreria documenti è stato progettato per migliorare il controllo e l’esperienza dell’utente, ed è questa la direzione presa da Microsoft. Abbiamo già visto l’aggiunta di funzionalità utili per facilitare le nostre vite digitali, dal trasferimento di file tra siti alla possibilità di passare da una libreria all’altra.

Tipologie di librerie in SharePoint

L’intranet tradizionale di SharePoint, caratterizzata da un’esperienza utente classica, offriva due librerie di base: una libreria di immagini e una libreria di pagine wiki. Tuttavia, le librerie documenti si sono evolute gradualmente grazie alle loro utilità in espansione, offrendo una vasta gamma di funzionalità. La classificazione moderna delle librerie documenti di SharePoint è spiegata nella sezione seguente, evidenziandone le applicazioni aziendali.

1. Libreria documenti: principalmente, una libreria documenti è il formato più basilare per organizzare documenti di tutti i tipi in un sito SharePoint. È una libreria predefinita che viene creata ogni volta che si crea un nuovo sito in SharePoint. Offre agli utenti la possibilità di organizzare documenti utilizzando parole chiave e accedere ai metadati associati al particolare documento.‍
2. Libreria asset del sito: la libreria asset del sito aiuta a memorizzare e gestire file audio-video, immagini, file CSS e JS per uso organizzativo. Contiene loghi e immagini specifici approvati dall’azienda per il branding o la personalizzazione dell’intranet. Visualizzazioni incentrate su miniature, callout sovrapposti, tipi di contenuto di asset digitali e estrazione automatica dei metadati sono alcune delle caratteristiche aggiuntive offerte da una libreria asset del sito.‍
3. Libreria pagine del sito: classificata sotto l’intestazione “Libreria di pagine”, memorizza tutte le pagine create come parte di un sito SharePoint. Più specificamente, non consente agli utenti di caricare contenuti, ma piuttosto memorizza i contenuti generati dal sistema (pagine). Ad esempio, le pagine create nella sezione del progetto del sito web vengono automaticamente archiviate nella libreria pagine del sito.‍
4. Libreria di stili: una libreria di stili memorizza tutti i file XSL, i file CSS e le immagini utilizzati nella progettazione dei controlli e dei layout di una pagina. È una libreria predefinita che viene creata ogni volta che viene creato un nuovo sito in SharePoint.‍
5. Libreria di immagini: questa versione della libreria documenti è stata esplicitamente creata per archiviare immagini. Di default, presenta una visualizzazione a miniature per giustificare lo scopo di questa libreria. È possibile creare cartelle e aggiungere collegamenti e immagini a questa libreria. Tuttavia, qui è limitato l’aggiunta o la creazione di file diversi dalle immagini.‍
6. Libreria di pagine wiki: le pagine wiki aiutano gli utenti a memorizzare, gestire e condividere contenuti facilmente. Una libreria di pagine wiki in SharePoint assomiglia a una raccolta di pagine web modificabili (siti) per organizzare le pagine dei contenuti complessivi dell’intranet. Consente agli utenti la flessibilità di creare, modificare o rimuovere pagine o contenuti.

SharePoint Document Library: autorizzazioni e come impostarle

Microsoft offre una grande flessibilità per l’amministrazione di SharePoint e gli amministratori possono impostare diversi livelli di autorizzazione per vari gruppi e utenti.

Ma cosa intendiamo per livelli di autorizzazione? Significa che ciascun gruppo di utenti ha un insieme predefinito di azioni che può eseguire sui contenuti della libreria documenti. Alcuni utenti potrebbero avere privilegi del ruolo di amministratore di SharePoint, mentre altri potrebbero essere limitati all’accesso in sola lettura, il che significa che non possono creare o eliminare file.

Quando si esplorano le autorizzazioni della libreria documenti di SharePoint, è importante capire che questi livelli non sono solo nomi, ma conferiscono agli utenti determinati poteri. Ad esempio, chi ha l’autorizzazione “Contribuisci” può aggiungere, modificare o persino eliminare contenuti, facilitando la collaborazione. Queste impostazioni dettagliate consentono a SharePoint di adattarsi a tutti i tipi di esigenze lavorative, sia che si tratti di mantenere documenti sotto stretto controllo o di permettere una condivisione e collaborazione più libera.

Quindi, come si creano questi privilegi utente in qualità di amministratore della raccolta siti? Per impostazione predefinita, tutti i siti, le liste e le librerie di una raccolta siti ereditano le autorizzazioni dal sito padre nella gerarchia. Per prima cosa, è necessario interrompere l’ereditarietà delle autorizzazioni nelle impostazioni della libreria. Nella pagina Autorizzazioni, basterà seleziona Interrompi ereditarietà autorizzazioni.

Quando si interrompe l’ereditarietà, la libreria documenti seguirà impostazioni proprie, anziché copiare quelle del sito padre. Questo è molto utile quando si hanno documenti specifici, come rapporti finanziari o file del personale, che non tutti dovrebbero vedere.

Una volta interrotta l’ereditarietà, è possibile impostare autorizzazioni specifiche utilizzando il pulsante Modifica autorizzazioni utente. Basterà selezionare gli utenti o i gruppi a cui si desidera concedere i permessi e poi scegliere il livello di autorizzazione.

Dopo aver impostato le autorizzazioni, è consigliabile verificare che tutto sia corretto utilizzando lo strumento “Verifica autorizzazioni”. Questo consente di selezionare un utente e vedere esattamente a cosa può accedere, assicurandoti che corrisponda a quanto desiderato. Funziona come un controllo di sicurezza per evitare eventuali errori su chi può vedere cosa, mantenendo i documenti di SharePoint al sicuro.

SharePoint Document Library: best practice per l’utilizzo

Quali sono i modi per ottenere il massimo dalla propria libreria documenti di SharePoint? Di certo, una libreria documenti è molto più di un semplice insieme di documenti raccolti in un unico posto. Come accennato sopra, offre funzionalità eccezionali per configurare una piattaforma di gestione documentale organizzata, sicura, collaborativa ed efficiente.

Fattori come i livelli di autorizzazione, i metatag, l’archiviazione dei file, la condivisione dei documenti e l’automazione dei flussi di lavoro influenzano direttamente la strategia di gestione documentale dell’organizzazione.

Ecco, quindi, per voi alcune delle best practice che un’organizzazione dovrebbe seguire per ottenere il massimo dal proprio investimento in SharePoint.

Creare uno spazio organizzato per archiviare i documenti

‍ Le intranet basate su SharePoint sono apprezzate per l’esperienza utente personalizzata che offrono e lo stesso vale per le funzionalità della libreria documenti. Organizzare i documenti in cartelle, elenchi e set di documenti e aggiungere metatag può aiutarti a creare una libreria più ordinata. Allo stesso tempo, i metatag associati ai documenti li rendono facilmente accessibili quando necessario, risparmiando tempo. Quanti documenti possono essere archiviati in una libreria SharePoint? Considerando i limiti della libreria documenti di SharePoint, offre un’ampia capacità di archiviazione di 2 TB e può contenere fino a 30.000 file.

Creare una libreria documenti sicura

‍I documenti e le librerie, per impostazione predefinita, ereditano le autorizzazioni dal sito in cui sono stati creati, riducendo la vulnerabilità all’accesso non autorizzato. Tuttavia, puoi interrompere questa ereditarietà e aggiungere nuove impostazioni di autorizzazione. Quali sono i livelli di autorizzazione in SharePoint? I livelli di autorizzazione della libreria documenti di SharePoint stabiliscono ciò che gli utenti possono fare. Puoi concedere, modificare, rimuovere, controllare ed eliminare le autorizzazioni utente per qualsiasi documento, cartella o libreria specifica.‍

Facilitare il controllo delle revisioni

‍ Il processo di controllo delle modifiche ai contenuti sarebbe piuttosto complesso senza il versioning. In effetti, il versioning consente di tracciare e confrontare le modifiche apportate dagli utenti al contenuto. Puoi ripristinare qualsiasi versione dei documenti in qualsiasi momento. Il versioning consente anche di aggiornare i metadati per mantenere i dipendenti informati sui progressi dei ticket del servizio IT, sullo stato delle applicazioni o sui moduli di approvazione.

Progettare un ambiente collaborativo

‍ Utilizza la tua libreria documenti per migliorare la collaborazione tra i dipendenti. Grazie all’integrazione con OneDrive, la libreria documenti di SharePoint raccoglie tutti i tuoi documenti in un unico posto, permettendo l’accesso da luoghi remoti. Al contempo, la funzione di co-authoring consente ai dipendenti di lavorare contemporaneamente sullo stesso file, garantendo un ambiente di lavoro collaborativo. Possono accedere e condividere i file con un semplice clic.

Offrire una navigazione fluida ai tuoi dipendenti

‍ Un tipo di contenuto fornisce dati più specifici su un documento, una cartella o un elenco, utilizzando metadati come il nome del dipartimento, il tipo di file, chi lo ha modificato, la data di creazione, ecc., per classificare i documenti. Aggiungere tipi di contenuto alla libreria consente un riconoscimento adeguato del file. Le opzioni di ricerca della libreria documenti di SharePoint completano il resto del lavoro, rendendo i documenti facilmente accessibili ai dipendenti. Le organizzazioni possono facilmente raggruppare documenti simili creando modelli di libreria basati su tipi di contenuto specifici, migliorando l’esperienza di navigazione per i dipendenti.

Automatizza i lunghi processi di approvazione

‍ I dipendenti si sentono spesso esausti per i processi di approvazione di documenti complessi e dispendiosi in termini di tempo. Implementare l’automazione semplice del flusso di lavoro per documenti, moduli di richiesta, ticket di assistenza, richieste di spesa, ordini di lavoro e richieste logistiche riduce il tempo e lo sforzo aggiuntivi. Aggiungi i flussi di lavoro direttamente alla libreria documenti e fornisci ai tuoi dipendenti lo stato in tempo reale delle loro richieste di approvazione.

Conclusioni

La corretta organizzazione dei propri documenti è fondamentale per evitare ai dipendenti della propria organizzazione estenuanti ricerche che tolgono loro tempo per compiti più importanti e rendono il loro lavoro quotidiano lento e macchinoso. Per non parlare poi delle risorse e del budget sprecati, naturale conseguenza di una cattiva gestione della propria documentazione.

È importante quindi adottare soluzioni che siano in grado di venire incontro alle proprie esigenze e a quelle dei propri dipendenti e SharePoint, con le sue librerie, può aiutarci esattamente in questo.

Con le sue feature di organizzazione avanzate e semplici da implementare che permettono di visualizzare tutti i tipi di documenti e aggiungere file, creare cartelle, scaricare file, spostare documenti e eliminare materiale non necessario, una libreria SharePoint può aiutare la propria azienda a trasformare un potenziale incubo organizzativo in un archivio pulito e organizzato in maniera certosina. E tutto questo con la garanzia che le informazioni al suo interno siano sempre al sicuro da occhi indiscreti.

Non ci resta dunque che invitarvi a testare personalmente le potenzialità offerte dalle librerie SharePoint e scoprire se sono la soluzione che stavate cercando per l’organizzazione e la gestione dei vostri documenti sulla piattaforma di collaborazione targata Microsoft.

FAQ sulle document library di SharePoint

Cos’è una libreria di documenti di SharePoint?‍ Una libreria di documenti di SharePoint è un repository sicuro e centralizzato all’interno di un sito SharePoint. È progettata per archiviare, organizzare e gestire documenti in modo efficiente. La libreria consente la collaborazione tra i membri del team, offrendo uno spazio condiviso per accedere, condividere e co-creare documenti da qualsiasi dispositivo.

Come posso creare una libreria di documenti in SharePoint?‍ Per creare una libreria di documenti, accedi al tuo sito SharePoint e seleziona il pulsante “Nuovo”. Scegli l’opzione “Libreria documenti”, inserisci un nome e una descrizione per la libreria, quindi fai clic su “Crea”. Una volta creata, la libreria è pronta per il caricamento e la gestione dei documenti.

Quali sono i vantaggi di una libreria di documenti in SharePoint?‍ Una libreria di documenti offre numerosi vantaggi, tra cui uno spazio centralizzato per un facile accesso ai file, il controllo delle versioni per monitorare le modifiche, la gestione dei permessi per proteggere le informazioni sensibili e strumenti per la collaborazione in tempo reale. Queste funzionalità migliorano la produttività e semplificano il flusso di lavoro documentale.

Come posso organizzare i documenti in una libreria di documenti di SharePoint?‍ I documenti possono essere organizzati creando cartelle per categorizzare i file, aggiungendo metadati per rendere i documenti ricercabili e impostando viste personalizzate per visualizzare i file in base a criteri specifici. Questi metodi aiutano a mantenere un’organizzazione ordinata e facilitano il recupero dei documenti.

Come funziona il controllo delle versioni in una document library di SharePoint?‍ Il controllo delle versioni in SharePoint tiene traccia delle modifiche ai documenti creando una nuova versione ogni volta che un file viene modificato. Questa funzionalità consente agli utenti di visualizzare la cronologia delle versioni, ripristinare versioni precedenti e identificare chi ha apportato modifiche. Garantisce così maggiore controllo e sicurezza.

Come posso impostare i permessi per una libreria di documenti?‍ Per gestire i permessi di una libreria di documenti, accedi alle impostazioni della libreria. Nella sezione “Permessi e gestione”, seleziona “Permessi per questa libreria documenti”. Da qui, puoi aggiungere o rimuovere utenti e assegnare livelli di accesso adeguati per controllare chi può visualizzare o modificare i documenti.

Posso condividere documenti con utenti esterni?‍ Sì, SharePoint consente di condividere documenti con utenti esterni. Puoi generare link condivisibili con permessi specifici o inviare inviti diretti. È importante verificare che la condivisione esterna sia abilitata nelle impostazioni di SharePoint e rispettare le politiche aziendali sulla sicurezza.

Come posso abilitare la co-creazione in una libreria di documenti?‍ La co-creazione in SharePoint Online è abilitata per impostazione predefinita. Per utilizzarla, assicurati che i documenti siano in formati compatibili, come Word o Excel. Condividi il documento con i collaboratori, che potranno modificarlo contemporaneamente. Le modifiche sono sincronizzate in tempo reale, rendendo il lavoro di squadra più efficiente.

Qual è la differenza tra una libreria di documenti e un elenco in SharePoint?‍ La differenza principale sta nello scopo. Una libreria di documenti è progettata per archiviare e gestire documenti, offrendo funzionalità come il controllo delle versioni e la co-creazione. Un elenco, invece, è una raccolta di dati che può includere elementi come attività o eventi e non è limitato alla gestione di documenti.

Come posso migrare documenti in una document library di SharePoint?‍ I documenti possono essere caricati in una libreria di documenti utilizzando la funzione di caricamento o il trascinamento dei file per piccole migrazioni. Per progetti più grandi, si consiglia di utilizzare strumenti come lo SharePoint Migration Tool o soluzioni di terze parti. Una pianificazione adeguata garantisce un processo di migrazione fluido.