Portale Brand Identity su SharePoint con agente AI

Un agente AI su SharePoint è un assistente che risponde in linguaggio naturale alle domande dei dipendenti attingendo solo ai documenti aziendali indicizzati — nessuna fonte esterna, nessuna interpretazione. Per un brand del lusso internazionale lo abbiamo applicato alla Brand Identity: da una presentazione PowerPoint a un portale SharePoint consultabile, oggi attivo per 6.000 dipendenti e per i partner esterni.

Il brand gestisce la propria brand identity aziendale con un livello di precisione che riflette il suo posizionamento: ogni sfumatura comunicativa conta, ogni regola visiva ha una ragione. Con 6.000 dipendenti distribuiti nel mondo — boutique, uffici corporate, produzione, agenzie partner — serviva uno strumento all’altezza di questa complessità, costruito sullo stesso stack del portale marketing su SharePoint realizzato per lo stesso cliente.

Il problema: linee guida di brand in un formato che non scalava

Per anni la Brand Identity era raccolta in una presentazione PowerPoint: linee guida visive, tono di voce, regole di utilizzo dei materiali, heritage, istruzioni per ogni touchpoint. Un formato che aveva funzionato finché l’organizzazione era più piccola e concentrata geograficamente.

Con la crescita sono emersi i limiti strutturali. Trovare una regola specifica richiedeva scorrere decine di slide senza ricerca. Ogni modifica comportava redistribuire il file a tutta l’organizzazione. Non esisteva un modo per fare domande sui contenuti o navigare per argomento. E condividere le linee guida con agenzie creative o consulenti esterni significava inviare un file senza alcun controllo su chi vi accedesse. La richiesta era chiara: abbandonare il PowerPoint per una piattaforma che rendesse la Brand Identity accessibile, consultabile e protetta, per interni ed esterni.

La soluzione: un portale che risponde, non solo che mostra

Abbiamo costruito il portale su SharePoint Online con personalizzazione SPFx — la stessa scelta architetturale del progetto Marketing Hub per lo stesso cliente: restare nell’ecosistema Microsoft 365 già approvato, evitare l’onboarding di piattaforme esterne, contenere i costi nel lungo periodo.

L’agente AI sulla Brand Identity

Il portale integra un agente AI basato su OpenAI a cui i dipendenti pongono domande in linguaggio naturale: “Qual è il tono di voce per una comunicazione su Instagram?”, “Quali sono le regole per l’utilizzo del logo sul packaging?”, “Come si declina il posizionamento per la categoria orologi?”. L’agente risponde attingendo esclusivamente al materiale presente in piattaforma, con risposte puntuali e contestualizzate, invece di costringere l’utente a navigare tra sezioni e sottosezioni.

La sfida tecnica più impegnativa è stata il grounding dell’agente: le risposte dovevano essere precise, ancorate al materiale ufficiale, prive di interpretazioni o generalizzazioni — lo stesso rigore con cui calibriamo un agente AI su Copilot Studio o un chatbot RAG in Teams. Per farlo abbiamo lavorato sulla struttura della knowledge base, sulla qualità dei contenuti indicizzati e sulla calibrazione delle risposte. L’agente vive nel perimetro Microsoft: le chiamate al modello passano da Azure API Management, senza esporre dati aziendali a servizi consumer.

La condivisione sicura con gli esterni

Il secondo elemento distintivo risponde a un problema pratico molto comune: come condividere le linee guida con agenzie creative, partner e consulenti garantendo che solo chi ha accettato formalmente le condizioni di riservatezza possa accedere?

Abbiamo sviluppato un flusso guidato di accettazione NDA integrato nel portale. L’utente esterno invitato accede a una schermata dedicata, visualizza il testo dell’accordo, lo accetta in modo tracciato — e solo a quel punto ottiene l’accesso ai materiali condivisi. Nessun file allegato via email, nessun link aperto: un processo strutturato che produce una traccia di accettazione verificabile.

I risultati ottenuti

Il portale è oggi attivo per i 6.000 dipendenti dell’organizzazione. La Brand Identity non è più un documento da recuperare dall’archivio email, ma una piattaforma che si interroga, si esplora e si condivide in modo controllato. I team nelle boutique e negli uffici distribuiti nel mondo accedono alle linee guida con la stessa semplicità con cui usano qualsiasi altra applicazione Microsoft 365. In un brand del lusso, dove ogni dettaglio comunicativo conta, un assistente che risponde in modo coerente con il brand è un presidio operativo sulla qualità della comunicazione, non un gadget tecnologico.

A chi è utile questo approccio

Il progetto è rilevante per le organizzazioni con una rete distribuita di dipendenti, agenzie o partner che devono operare in coerenza con le linee guida di brand. In particolare per aziende luxury, fashion e consumer goods, dove la precisione comunicativa è un requisito non negoziabile e il controllo sulla distribuzione dei materiali proprietari ha implicazioni legali oltre che operative.

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